Электронный документооборот – экономия времени и средств

Технологии не стоят на месте и документооборот между компаниями перестал быть проблемой. Ранее, чтобы подписать какой-либо документ пришлось бы ехать в другую организацию или отправлять бумагу почтой, чтобы просто поставить подпись. Сейчас вопрос можно решить за считанные минуты благодаря электронному документообороту. Ну а если вы заинтересованы в более гибкой работе, то всю информацию о ЭДО можно найти на consent.comply.ru.

В чем смысл ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) предполагает обмен документацией посредствам интернета через специальные каналы связи. То есть отравитель после создания документа не везет его в бумажном виде в другую компанию, а просто подписывает электронной подписью и отправляет. Получатель в ответ также подписывает документ уже своей подписью, отправив уведомление отправителю, что документ подписан.

Электронная подпись ничем не отличается от обычной и имеет ту же юридическую силу.

Достоинства

• Экономия времени. ЭДО значительно сокращает время на передачу и подписание документации.
• Экономия денежных средств. Система экономит на приобретении конвертов, пересылке писем и поездках по городу и за его пределы.
• Документы можно отправлять в любое удобное время, даже в выходные дни и даже ночью.
• Документы будут точно доставлены получателю, в отличие от почтовых отравлений, когда письмо может затеряться.
• Больше не придется собирать целые горы бумажной документации в отдельные шкафы, все сохраниться в персональном компьютере.

Переход на ЭДО

Перейти на ЭДО довольно просто. Для начала нужно приобрести сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в специальный центр, который имеет аккредитацию Министерства связи. Сотрудникам компании, которые будут работать с документами, нужно создать свою личную электронную подпись.

Далее необходимо определиться как будет происходить передача данных: через оператора ЭДО или без него. В России довольно много систем, которые могут выступать в качестве оператора. С их помощью можно формировать документы, ставить подписи и отправлять готовый файл.

После того, как все технические моменты будут улажены, нужно предупредить контрагентов о переходе на ЭДО.

Таким образом, электронный документооборот – это отличный способ сэкономить время и деньги. Больше не придется складировать целые кипы бумаг, подписанные, они есть в компьютере.