Как оформить возврат по онлайн-кассе

Покупатели имеют законное право вернуть покупку в магазин при выполнении ряда условий. Каковы в этой ситуации правомерные действия продавца, работающего с онлайн-кассой, как без ошибок провести возврат? Когда применим чек на возврат? Какими средствами возвращать оплату? Рассмотрим в деталях.

Как оформить возврат покупки

Прежде чем провести операцию возврата по онлайн-кассе, следует убедиться, что не будут нарушены два основных требования:

• Наличие чека-оригинала, по которому будет производиться возврат.
• Оформление возвратного документа до закрытия смены в конце дня и печати итогового Z-отчета.

Иначе в ФНС попадут искаженные данные, ведь общий итог, отраженный в фискальном отчете, не будет соответствовать действительности — выручка будет меньше. Кроме того, и сам чек возврата обязательно нужно отправлять с Z-отчетом для фискальной проверки.

Если же покупатель возвращает покупку не в день ее оплаты, а позже, то по закону у него 14 календарных дней для принятия решения по возврату качественного товара.

Если товар некачественный, то вернуть его можно в течение срока годности или гарантии продавца или производителя.

Осуществлять возврат в таком случае необходимо только из основной кассы предприятия.

Возврат по онлайн-кассе — порядок действий

Процедура оформления чека на возврат прихода мало отличается в различных модификациях онлайн-касс. Кассиру нужно выполнить несколько несложных действий:

1. Принять от покупателя обязательное письменное заявление-возврат с подписью на бланке предприятия. Без него ФНС не принимает возвраты. В этот документ покупатель вносит данные паспорта и причину (причины) возврата покупки. Например, характеристики товара не соответствуют желаемым. Администратор предприятия должен завизировать заявление, тем самым разрешая осуществить процедуру возврата.
2. Если покупатель захотел вернуть лишь часть товаров, нужно составить накладную на возврат с указанием номенклатуры, количества, суммы;
3. Нажать клавишу, чтобы войти в режим возврата. Если кнопка находится под паролем администратора, активировать эту функцию с его помощью.
4. Вбить сумму возврата.
5. Если в магазине несколько отделов, выбрать отдел и нажать «ввод». В этом случае также может понадобиться пароль администратора.
6. Пробить чек, в котором указан признак «возврат прихода». Как и чек по реализации товара, чек возврата отправляется в ФНС через ОФД. Это необходимо, чтобы подтвердить исключение суммы конкретной продажи из итога рабочей смены.
7. Если же покупатель взамен возвращенного товара берет другой с доплатой, тогда необходимо оформить чек на сумму новой покупки. Признак — «приход товара».
8. До введения поправок в закон нужно было оформлять акт формы КМ-3. Сейчас это делать не обязательно, достаточно печати чека «возврат товара».
9. Вернуть наличные деньги покупателю из любой кассы предприятия.
10. Написать объяснительную записку, разъясняющую причину, по которой произвелся возврат денег клиенту. Вместе с заявлением покупателя приложить к Z-отчету. Желательно прикрепить и копию первичного чека покупателя.

Возврат на карту

Если возврат производится электронным способом на банковскую карту, порядок действий продавца-кассира не меняется.

Отличается лишь прописанная форма расчетов в онлайн-чеке возврата товара. Нужно проставить «электронными». Зачисление средств на карту может происходить до 5 рабочих дней.

Возврат средств производится как на дебетовые банковские, так и на кредитные карты.

Бывают смешанные оплаты, то есть одна покупка оплачивается как наличными деньгами, так и картой. В чеке кассы указывают обе формы оплаты: «сумма по чеку наличными», «сумма по чеку электронными». Возврат по нему осуществляется по тем же видам расчетов.

Кассир ошибся — как оформить возврат

Если кассир ввел неверные данные в чек онлайн-кассы в присутствии покупателя, ошибку можно исправить, выполнив возврат. Это разрешено сделать в следующих ситуациях:

• Кассир неправильно показал форму расчета, например «электронными» вместо «наличными».
• Неверно указано количество товара – завышено или занижено.

Для исправления ошибки кассир обязан выдать кассовый чек «возврат прихода». В него переносятся все данные с первичного чека. Необходимо добавить еще один реквизит — фискальный признак (ФП) чека с ошибкой. Далее снова формируется чек с признаком «приход».

В случае неверно пробитой выручки все несколько сложнее. Если кассир ошибся и, например, выдал чек с суммой 5 000 рублей вместо 500, итог документа на закрытие смены будет больше суммы денег в кассе. Процедуру корректировки и здесь можно провести с помощью чека-возврата и далее пробить верную сумму. Но факт ошибки нужно подтвердить — написать объяснительную с подтверждающей подписью администратора. Только после этого пробить чек на верную сумму прихода.

Кассиры нередко пытаются проводить чек-коррекцию для проведения процедуры возврата. Это неверно, коррекционный чек нужен в иных случаях — технический сбой или поломка онлайн-кассы, отражение выручки, которая не была учтена ранее.

В кассе нет денег — как оформить возврат

Бывает, что для возврата средств покупателю в денежном ящике кассы нет необходимой суммы. Тогда кассир обращается в главную кассу предприятия и получает по расходному ордеру разменные деньги, необходимые для возврата.

Если и в общей кассе отсутствуют денежные средства, то кассир имеет право выдать деньги клиенту в течение 10 дней.

Если же руководство магазина ведет лояльную клиентскую политику, лучше не затягивать процесс возвращения средств, а взять деньги в долг, например, в подотчет у работников.

Возврат средств через онлайн-кассу — процедура несложная, но все же следует максимально тщательно проводить все документальные формальности, чтобы избежать штрафов.