НОВОЕ В БЛОГАХ
Просмотр статьи

Утилизация архивных документов

УтилизацияВ любой, даже самой мелкой компании, рано или поздно возникает необходимость ликвидации своего архива из документов. Связано это как со скоплением таковых, заниманием ими всё большего такого дорогого, складского места, так и по соображениям конфиденциальности информации.

Вообще, разные по типу документы требуют и своего минимального срока хранения по законодательству Российской Федерации. Соответственно, надо быть внимательным к этому аспекту, дабы не подпасть под административную или уголовную ответственность. Документы по налоговой отчётности, ведомости отдела кадров, путевые листы или в сфере отношений с юридическими лицами; все эти документы имеют разные сроки минимального хранения.

В том же случае, когда началась утилизация архивных документов, необходимо пройти известные каждой организации, процедуры определения ценности архивных документов, их градация на подошедших к утилизации, составления акта о ликвидации, разрешения и самого процесса ликвидации.

Когда всё готово к ликвидации необходимых документов, то выбирается желаемый способ. Рассмотрим самые распространённые способы.

Резка шредером. Этот способ является самым распространённым и разнообразным по способам реализации. Принцип действия состоит в резке бумаги на мелкие полоски, которые невозможно собрать или восстановить. Разной степени важности или секретности документы, подвергаются, соответственно, более или менее мелкому измельчению. Организация, как правило, закупает такое оборудование и самостоятельно занимается уничтожением документов. В зависимости от необходимого объёма уничтожаемых документов, закупается и соответствующее по цене оборудование. Также, есть фирмы, занимающиеся предоставлением такого типа оборудования в аренду, если организация не имеет возможности самостоятельно его закупить. Вплоть до больших систем на транспорте. Стоит упомянуть, что этот способ может вернуть часть затраченных на него средств, сдавая измельчённую бумагу в пункты приёма. Из неё впоследствии изготавливается целый спектр продукции от обычного картона до упаковок для пищевых продуктов.

Закапывание. Это самый дешёвый способ разобраться с ненужными архивами. Но это, также и самый неэффективный способ, после которого, при желании, можно извлечь неповреждёнными значительные фрагменты.

Сжигание. Относится к разряду распространённого в нашей стране способа и является не затратным. В этом случае также сохраняется вероятность частичной сохранности документов.К примеру, нанесённых на термостойкой бумаге. К тому же такой способ имеет риск возникновения пожара, а также негативно сказывается на экологии.

Химический. Самый дорогой и в то же время, самый эффективный способ уничтожения архивных документов. Необходимые архивы обрабатываются специальными химическими ингредиентами, уничтожающими их под ноль. Данный способ, к тому же самый экологически безвредный.

Каждая организация вправе выбрать свой путь решения проблемы утилизации архивных документов, не противоречащих законодательству.
Рейтинг:
Голосов: 0
Вы не можете голосовать
Комментарии

Нет комментариев

наверх