Как оформить возврат по онлайн-кассе
Покупатели имеют законное право вернуть покупку в магазин при выполнении ряда условий. Каковы в этой ситуации правомерные действия продавца, работающего с онлайн-кассой, как без ошибок провести возврат? Когда применим чек на возврат? Какими средствами возвращать оплату? Рассмотрим в деталях.
Как оформить возврат покупки
Прежде чем провести операцию возврата по онлайн-кассе, следует убедиться, что не будут нарушены два основных требования:
- Наличие чека-оригинала, по которому будет производиться возврат.
- Оформление возвратного документа до закрытия смены в конце дня и печати итогового Z-отчета.
Иначе в ФНС попадут искаженные данные, ведь общий итог, отраженный в фискальном отчете, не будет соответствовать действительности — выручка будет меньше. Кроме того, и сам чек возврата обязательно нужно отправлять с Z-отчетом для фискальной проверки.
Если же покупатель возвращает покупку не в день ее оплаты, а позже, то по закону у него 14 календарных дней для принятия решения по возврату качественного товара.
Если товар некачественный, то вернуть его можно в течение срока годности или гарантии продавца или производителя.
Осуществлять возврат в таком случае необходимо только из основной кассы предприятия.
Возврат по онлайн-кассе — порядок действий
Процедура оформления чека на возврат прихода мало отличается в различных модификациях онлайн-касс. Кассиру нужно выполнить несколько несложных действий:
- Принять от покупателя обязательное письменное заявление-возврат с подписью на бланке предприятия. Без него ФНС не принимает возвраты. В этот документ покупатель вносит данные паспорта и причину (причины) возврата покупки. Например, характеристики товара не соответствуют желаемым. Администратор предприятия должен завизировать заявление, тем самым разрешая осуществить процедуру возврата.
- Если покупатель захотел вернуть лишь часть товаров, нужно составить накладную на возврат с указанием номенклатуры, количества, суммы;
- Нажать клавишу, чтобы войти в режим возврата. Если кнопка находится под паролем администратора, активировать эту функцию с его помощью.
- Вбить сумму возврата.
- Если в магазине несколько отделов, выбрать отдел и нажать «ввод». В этом случае также может понадобиться пароль администратора.
- Пробить чек, в котором указан признак «возврат прихода». Как и чек по реализации товара, чек возврата отправляется в ФНС через ОФД. Это необходимо, чтобы подтвердить исключение суммы конкретной продажи из итога рабочей смены.
- Если же покупатель взамен возвращенного товара берет другой с доплатой, тогда необходимо оформить чек на сумму новой покупки. Признак — «приход товара».
- До введения поправок в закон нужно было оформлять акт формы КМ-3. Сейчас это делать не обязательно, достаточно печати чека «возврат товара».
- Вернуть наличные деньги покупателю из любой кассы предприятия.
- Написать объяснительную записку, разъясняющую причину, по которой произвелся возврат денег клиенту. Вместе с заявлением покупателя приложить к Z-отчету. Желательно прикрепить и копию первичного чека покупателя.
Возврат на карту
Если возврат производится электронным способом на банковскую карту, порядок действий продавца-кассира не меняется.
Отличается лишь прописанная форма расчетов в онлайн-чеке возврата товара. Нужно проставить «электронными». Зачисление средств на карту может происходить до 5 рабочих дней.
Возврат средств производится как на дебетовые банковские, так и на кредитные карты.
Бывают смешанные оплаты, то есть одна покупка оплачивается как наличными деньгами, так и картой. В чеке кассы указывают обе формы оплаты: «сумма по чеку наличными», «сумма по чеку электронными». Возврат по нему осуществляется по тем же видам расчетов.
Кассир ошибся — как оформить возврат
Если кассир ввел неверные данные в чек онлайн-кассы в присутствии покупателя, ошибку можно исправить, выполнив возврат. Это разрешено сделать в следующих ситуациях:
- Кассир неправильно показал форму расчета, например «электронными» вместо «наличными».
- Неверно указано количество товара – завышено или занижено.
Для исправления ошибки кассир обязан выдать кассовый чек «возврат прихода». В него переносятся все данные с первичного чека. Необходимо добавить еще один реквизит — фискальный признак (ФП) чека с ошибкой. Далее снова формируется чек с признаком «приход».
В случае неверно пробитой выручки все несколько сложнее. Если кассир ошибся и, например, выдал чек с суммой 5 000 рублей вместо 500, итог документа на закрытие смены будет больше суммы денег в кассе. Процедуру корректировки и здесь можно провести с помощью чека-возврата и далее пробить верную сумму. Но факт ошибки нужно подтвердить — написать объяснительную с подтверждающей подписью администратора. Только после этого пробить чек на верную сумму прихода.
Кассиры нередко пытаются проводить чек-коррекцию для проведения процедуры возврата. Это неверно, коррекционный чек нужен в иных случаях — технический сбой или поломка онлайн-кассы, отражение выручки, которая не была учтена ранее.
В кассе нет денег — как оформить возврат
Бывает, что для возврата средств покупателю в денежном ящике кассы нет необходимой суммы. Тогда кассир обращается в главную кассу предприятия и получает по расходному ордеру разменные деньги, необходимые для возврата.
Если и в общей кассе отсутствуют денежные средства, то кассир имеет право выдать деньги клиенту в течение 10 дней.
Если же руководство магазина ведет лояльную клиентскую политику, лучше не затягивать процесс возвращения средств, а взять деньги в долг, например, в подотчет у работников.
Возврат средств через онлайн-кассу — процедура несложная, но все же следует максимально тщательно проводить все документальные формальности, чтобы избежать штрафов.
