Служебная записка является документом, в котором вы описывать парк машин и какой софт необходим, а так же сумму, и пишите, что в случае не лиц. вы отказываетесь нести ответственность, делаем в 2-х экземплярах подписываем, ставим печать и работаем дальше...!!!