Можно заложить традицию:
Встречаться форумом два раза в месяц. В 1-ую и 3-ю субботу каждого месяца в определенном месте в определенное время. Кто сможет придет, ну а кто не сможет, придет в следующий раз!
Или всетаки лучше раз в месяц???