Ведение документации — обязательное требование при строительстве объектов. Делопроизводство осуществляется в соответствии с рядом нормативных правовых актов (в том числе технических), а также в соответствии с требованиями и правилами к фиксированию, хранению, перемещению и согласованию.

С появлением компьютерных технологий ведение документооборота изменилось: если ранее сметы и другие формы составлялись в ручную с учетом целого перечня разрешительной документации, то сегодня работа по составлению исполнительных документов (ИД) ускорилась и упростилась — появилась автоматизация исполнительной документации — ведение документооборота с помощью специальных программ.

Программные продукты

• Предоставляют готовые шаблоны не только форм АОСР, АООК, но и тысячи других нормативных документов, создают базы ОСР, базы входного контроля с материалами для актов ВК, реестры приказов, реестры лиц, участвующих в строительстве, базы согласования по ОТД, автоматически заполняют разделы №3 и №6 в общем журнале работ;
• Сигнализируют об ошибках, самостоятельно исправляют опечатки, например, при введении имени, фамилии должностного лица;
• Допускают возможность прямого способа распечатки документов;
• Осуществляют мгновенный обмен данными, передачу информации;
• Позволяют работать с документами из любой точки со стабильно работающим интернетом;
• Предоставляют руководству целостную картину происходящего.

Исполнительная документация в строительстве

Исполнительная документация заполняется в соответствии с РД, СП, СНиП. К разделу «исполнительная» относятся:

• Акты (освидетельствования скрытых работ, инженерных систем ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технических коммуникаций, разбивки осей объекта капстроительства, приемки геодезической разбивочной основы, приемки законченного объекта, о проведении промывки и дезинфекции трубопроводов, передачи строительной площадки, акт-допуск для производства строительно-монтажных работ, приема-передачи оборудования, окончания пусконаладочных работ, индивидуального испытания оборудования, готовности части помещений к производству электромонтажных работ и другие);
• Журналы (общий, специальные, бетонных, земляных, сварочных работ, замечаний и предложений, авторского надзора, входного учета и контроля материалов, КС-6А);
• Реестры (исполнительной документации);
• Календарные графики;
• Ведомости (дефектные, изменений проекта, смонтированного оборудования);
• Перечни (исполнительной документации);
• Исполнительные схемы;
• Официальные письма;
• Приказы.

Основа строительного делопроизводства

Помимо исполнительной документации при сооружении объектов заполняются технические решения, наряды, составляются чертежи, дополнительные соглашения к договорам, разрешительные документы, ведутся сметные расчеты, взаиморасчеты, служебные записки — все вместе эти документы составляют основу строительного делопроизводства. Каждому документу присваивается определенное обозначение, определяющее его место в рабочем проекте.

Структурированное делопроизводство — важный элемент успешной работы современной компании. Прозрачность, грамотность документооборота, учет правовых, административных директив, требований безопасности и качества, своевременный контроль за исполнением принятых решений и другие аспекты документооборота являются надежным инструментом управления компанией, позволяет избежать штрафов, отстранения от дел, приостановления деятельности в результате проверок.